В сегодняшний век доступного интернета и информации, казалось бы, можно организовать и самостоятельный поиск архивных документов о родственниках: просто “погуглить” либо непосредственно информацию, либо архивы, где она может храниться. Однако же, как и множество тем, с которыми ранее был не знаком, процесс часто оказывается гораздо многограннее и сложнее. Разберем эти важные нюансы подробнее — они помогут оценить, готовы ли вы тратить такой объем усилий и времени, или как минимум — покажет, к чему стоит быть готовым.
В какой именно архив следует направлять свой запрос? Где искать данные?
В целом правильно начинать поиск информации о родственниках в архиве, но чтобы хотя бы примерно понять направление “куда бежать”, для начала нужно ознакомиться с видами и структурой. Самое крупное деление — это государственные и ведомственные: “казенные” архивы разветвляются на федерального значения и архивы субъектов (каждому из которых, в свою очередь, подведомственна сеть районных архивов, муниципальных и областных). Что касается ведомственных архивов, то принцип их деления скорее не географический, а “тематический”: бывают отраслевые архивы, организационные и т.д. Если ошибиться и отправить запрос не туда — с одной стороны, ничего страшного не произойдет, а с другой — вам не подскажут, “где лучше искать”, а просто пришлют справку об отсутствии информации или просто отказ, и “перебирать” придется дальше. Учитывая, что без точного знания, куда именно и по какому именно поводу следует обращаться, такой перебор может занять годы.
Немного “намекнуть” нужное направление могут имеющиеся документы нужного человека. К примеру, как найти свою родословную по фамилии или где найти архивные данные о родственниках? Для начала нужно взять уже имеющиеся сохранившиеся у вас документы максимально дальнего по возрасту родственника. В его паспорте указано место и время выдачи, в свидетельстве о рождении — тоже. Это уже сужает выбор стартовой точки с точки зрения географии. Однако же, если документы очень старые, стоит предварительно осведомиться, к какому современному административному округу относится то место, которое значится в документах (особенно когда дело касается деревень, губерний и т.д.). Если вам известно, что искомый родственник состоял в партии, то дополнительно может помочь архив РГАСПИ. Родословная восстанавливается во множество этапов: сначала нашли одного родственника, далее если удалось понять архивы ЗАГСов или церквей (о бракосочетании, венчании, рождении детей или именах родителей) — получаем следующую зацепку и запрашиваем документы уже по ним, начиная круг заново (именно поэтому очень важно не просто желать восстановить семейную историю, но и знать как, ведь чтобы найти своих предков в архивах и свои корни родословной, даже зная технологию поиска, придется проделать титаническую работу). Иногда, даже определившись с выбором перечня архивов для конкретной попытки, возникает следующий вопрос — в каких формулировках правильно излагать запрос, чтобы вас поняли и предоставили нужное? Что вообще у них просить?
Какие документы вообще можно и нужно запрашивать в архиве?
Скажем сразу — будьте прежде всего максимально лаконичны. Как бы увлекательна или трагична не была судьба близкого вам человека, для архива важной будет только конкретика о том, кто это, в каком периоде искать, какие документы вам нужны и т.д.
Самый простой вариант — запросить опись документов по конкретному лицу (забегая вперед, скажем, что предстоит долгая работа по отсеву однофамильцев и тезок) — таким образом в чуть более короткий срок можно “прикинуть”, имеются ли в архиве документы по вашему родственнику вообще и будут ли они вам интересны.
Несколько более увлекателен поиск, если речь ведем о дореволюционном периоде — царской России. Так как документов сохранилось меньше, и многие из них написаны от руки (пытаться разобрать почерк — отдельное удовольствие), стоит попытаться увеличить шанс на удачу указанием всех возможных значимых событий (помним — не историю, а просто факты: событие и место) — бракосочетание, рождение, обучение, воинская или церковная служба, рождение детей и т.д.
Касаемо советского периода, зацепкой может стать знание места жительства, даже если это был частный дом. Дело в том, что для любого дома обязательно было заводить “домовую книгу” — сейчас они, если были сохранены, то хранятся в МФЦ (куда, собственно, и нужно будет сделать запрос). Если известно, что по какой-то причине предок отбывал наказание, то эта информация есть в архивах МВД и ФСБ.
Классическая форма подачи заявления в архив
Выбрав архив для запроса и определившись с конкретными документами, которые планируете запросить и периодом, учитывайте несколько правил. Прежде всего, даже если вы подаете заявление по электронной почте, работникам архива необходим скан заявления в установленной форме:
- Заявление начинается с “шапки” (как и для любого стандартного документа или заявления), в которой нужно указать ФИО директора архива, правильное и полное наименование архива и формулировку должности. Иногда данные и директоре указаны на сайте архива.
- Конечно, следует указать и ваши ФИО, а также информацию о том, куда направлять обратный ответ.
- Тему (заголовок) сформулируйте максимально коротко: по кому именно нужна информация, а также ваше обоснование для выдачи данных (то есть кем именно вы разыскиваемому приходитесь. “На словах” описания родства недостаточно — необходимо приложить копию документов-подтверждений)
Обязательно указывайте далее имеющуюся информацию об основных событиях и значимых датах (можно просто в виде списка): о месте и времени бракосочетаний, жилья, деятельности и т.д. - Если в ответе вам требуются копии найденных документов (если они будут) — обязательно укажите конкретную просьбу их вам направить.
- Если вы ищете информацию о нескольких предках, лучше запрашивать ее несколькими отдельными письмами.
При этом все тонкости передать в одних лишь рекомендациях невозможно — успешному розыску документов сотрудники учатся и нарабатывают опыт десятилетиями. К примеру, для поиска данных о родственниках из совсем небольших губерний царской России было бы логично искать в местных муниципальных архивах, но нет: церковные книги передавались в советское время в федеральный архив. Иногда действуют ограничения на предоставление информации, о которых полезно знать заранее (иногда — чтобы подать заявление от имени подходящего родственника, которому положено конкретную информацию предоставлять). К примеру, вам дадут сведения только об умерших предках, а второе — очень важно, кто именно запрашивает: данные о родителях могут просить только дети (а не, скажем, племянники). Следует знать, что если допустить ошибку в формулировках заявления или подать от имени не того лица, то можно получить встречный запрос на предоставление лишних доказывающих документов (а зная, как именно все устроено, можно обойтись минимумом дополнительных данных).
Поиск информации о родственниках и предках — дело очень важное — восстановление родословной, поиск информации о своих корнях и национальности, принадлежность к знатному роду или история миграции семьи — все это огромная ценность, но и не менее огромный труд по восстановлению достоверных данных. Обращение за профессиональной помощью не только освободит вас от поистине огромного потока забот, но и значительно сократит время на поиск информации, и главное — существенно повышает шансы на успех. Как минимум, всегда имеет смысл обратиться за консультацией: мы всегда открыто расскажем о важных подробностях и том, сколько для поиска нужной информации и документов потребуется средств и времени.